Opis i cele szkolenia:

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z metodami skutecznego zarządzania projektami w obszarze harmonogramowania i zarządzania ryzykiem stanowiącymi najlepszy sprawdzian efektywności wykorzystania zasobów i osiągnięcia zakładanych celów biznesowych. Wiodącym celem szkolenia jest przedstawienie uczestnikom skutecznych metod i technik w zakresie planowania i kontrolowania projektów przy wykorzystaniu praktycznych i sprawdzonych narzędzi. Poprzez konkretne przykłady chcemy wzbudzić wśród uczestników warsztatów „potrzebę” opracowania harmonogramów i wskazać jak zarządzać złożonym zakresem projektu. Powiemy kiedy intuicja jest dobra, a kiedy poziom złożoności  projektu jest na tyle duży, że potrzebujemy jednego źródła informacji o stanie zaawansowania prac i jakie korzyści przyniesie nam opracowania a następnie utrzymywanie harmonogramu. 

Trener będzie omawiał zintegrowane podejście do opracowania harmonogramu m.in. przy wykorzystaniu: techniki analizy ścieżki krytycznej, techniki opartej na produktach, analizy powiązań logicznych między działaniami, zdarzeniami lub decyzjami. W ramach programu omówione zostaną główne ograniczenia, których nieuwzględnienie podczas realizacji własnych przedsięwzięć może skutkować brakiem realizacji celów organizacji i osiągnięcia oczekiwanych korzyści. 

Dzięki prezentacji i inspirującym ćwiczeniom dotyczącym tworzenia spójnej struktury projektowej uczestnicy zyskują możliwość doskonalenia swych umiejętności poprzez: właściwe formułowanie wymagań dla projektu, tworzenie struktury podziału pracy, struktury podziału produktów i matrycy logicznej. Warsztaty szkoleniowe dają szansę na  poznanie zaawansowanych technik dających możliwość optymalizacji własnych przedsięwzięć i skupieniu się na realizacji złożonych projektów.

Korzyści dla uczestników warsztatów:

Uczestnicy rozwiną i poszerzą wiedzę na temat nowoczesnego zarządzania projektami oraz zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie planowania, realizacji i kontrolowania złożonych przedsięwzięć. Będą również potrafili wybrać i dostosować do swojej organizacji i specyfiki poszczególne metody i techniki harmonogramowania. Do głównych korzyści wynikających z udziału w szkoleniu warto zaliczyć m.in.:

• Umiejętność szacowania kosztów i czasu trwania zadań przy wykorzystaniu różnych technik estymacji.
• Aktywnie zarządzanie ryzykiem i planowanie proaktywnych działań wynikających z  przyjętej strategii sterowania.
• Wykorzystywanie wiedzy historycznej do eksploracji przyszłych wyników szczególnie w zakresie kosztów i czasów realizacji poszczególnych zadań.
• Podejmowanie optymalnych decyzji na podstawie analiz harmonogramu i zależności pomiędzy zadaniami. 
• Łatwiejsze osiąganie zamierzonych celów.
• Nabycie umiejętności właściwego przygotowywania projektów.
• Dostrzeganie punktów krytycznych i ograniczeń we własnych projektach.
• Reagowanie na symptomy niekorzystnych zmian zachodzących w projektach.

Głównymi celami szkolenia są:

• Przekazanie uczestnikom szkolenia w sposób przystępny i uporządkowany wiedzy z zakresu planowania, monitorowania i kontroli realizacji projektu. 
• Nabycie umiejętności definiowania planów bazowych, kreowania kalendarzy dla różnych zasobów i monitorowania odchyleń od zakładanych planów. 
• Przedstawienie różnych specjalistycznych technik, które pozwolą obiektywnie ocenić osiągane rezultaty i skorygować odchylenia.
• Nabycie przez uczestników szkolenia praktycznych umiejętności, które będą mogli wykorzystać realizując własne projekty.
• Zachęcenie uczestników szkolenia do zastosowania poznanych w trakcie szkolenia technik i narzędzi do realizacji swoich zadań i przedsięwzięć w codziennej pracy.
• Konsultacje i wymiana praktycznych doświadczeń między uczestnikami warsztatów i trenerem.

Dodatkowo uczestnicy będą wiedzieli:

• W jaki sposób opracowywać harmonogramy uwzględniając wszystkie obszary wiedzy w zarządzaniu projektami.
• Tworzyć harmonogramy wykorzystując technikę PERT, analizować ścieżkę krytyczną (CPM) oraz opracowywać wykresy Gantta.
• W jaki sposób wykorzystać narzędzia do poprawnego planowania przedsięwzięć projektowych.
• Do jakiego poziomu szczegółowości dekomponować zadania.
• Definiować wymagane zasoby do realizacji przedsięwzięć.
• Oceniać posiadane rezerwy i optymalnie wykorzystać potencjał własnych zespołów.
• Monitorować postępy prac oraz definiować kamienie milowe.
• Jak zastosować metodę wartości wypracowanej i jak oceniać uzyskane rezultaty.

Adresaci:

Szkolenie jest skierowane dla:

• Kierowników Projektu.
• Osób zarządzających programem lub portfelem inicjatyw.
• Członków zespołu projektowego lub przedstawicieli Biur Zarządzania Projektami.

Program szkolenia: 

Czas trwania: 1 dzień. 

I. WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW SZKOLENIOWYCH.

• Prezentacja trenera oraz uczestników.
• Omówienie głównych elementów warsztatów szkoleniowych. 

II. PRZEGLĄD WIEDZY Z ZAKRESU PLANOWANIA.

• Cykl życia projektu i elementy planistyczne – czyli jak zachować zintegrowane podejście do planowania.
• Wykorzystanie modelu ograniczeń do opracowania planu realizacji projektu.
• Przegląd narzędzi i technik planowania przedsięwzięć.
• Prezentacja przykładów wymagań dla projektów – nauka płynąca z doświadczeń. 
• Omówienie struktury podziału pracy i struktury podziału produktów.
• Definiowanie kalendarzy w projekcie i ich znaczenie na miary efektywności w zarządzania projektami:
  • Kalendarz projektu.
  • Kalendarz zasobu.
  • Kalendarz zadania.

III. KROKI DO OPRACOWANIA WŁAŚCIWEGO HARMONOGRAMU PROJEKTU.

• Definiowanie zadań oraz analiza sekwencji ich realizacji.
• Definiowanie zasobów koniecznych do wykonania działań.
• Określanie czasu trwania zadań i przypisywanie zasobów.
• Interpretacja linii odniesienia dla projektu.
• Techniki śledzenia postępu realizacji prac w projekcie.

IV. WŁŚCIWE ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W APLIKACJACH DO HARMONOGRAMOWANIA.

• Omówienie rodzajów zadań i ich znaczenie w kontekście monitorowania postępów prac:
  • Zadania sumaryczne.
  • Zadania typ: punkt kontrolny.
  • Zadania zwykłe.
  • Zadania cykliczne.
  • Zadania planowane ręcznie.
  • Zadania nieaktywne.
• Typy relacji między zadaniami oraz sposoby dokonywania ich zmian:
  • Zakończenie – rozpoczęcie.
  • Rozpoczęcie – rozpoczęcie.
  • Zakończenie – zakończenie.
  • Rozpoczęcie  - zakończenie.

V. WYKORZYSTANIE TECHNIK ALOKACJI I ESTYMACJI WYKORZYSTANIA ZASOBÓW W PROJEKTACH.

• Przedstawienie głównych technik szacowania zasobów.
• Uwzględnienie ograniczeń i bilansowanie zasobów – przegląd głównych błędów biznesowych.

VI. TECHNIKI I METODY OPRACOWYWANIA HARMONOGRAMÓW.

• Diagramy sieciowe i wyznaczanie ścieżki krytycznej.
• Ocena i weryfikacja zaplanowanych działań.
• Wyznaczanie kamieni milowych oraz analiza wykresów Gantta.
• Aktualizacja harmonogramu i porównywanie zmian z planem bazowym.
• Wykorzystanie techniki PERT do minimalizacji ryzyka opóźnień realizacji projektu.

VII. PRZEGLĄD NARZĘDZI I TECHNIK DO ANALIZY RYZYKA.

• Metodyka zarządzania ryzykiem.
• Przegląd technik i narzędzi do analizy ryzyk:
  • Technika RBS.
  • Drzewa produktów.
  • Drzewa decyzyjne.
  • Metoda Delficka.
  • Burza Mózgów.
  • Metody priorytetyzacja i wizualizacji ryzyka.

VIII. WYZNACZANIE PLANU BAZOWEGO I MONITOROWANIE REALIZACJI ZADAŃ ZGODNIE Z PRZYJĘTYM HARMONOGRAMEM.

• Znaczenie planu bazowego w kontekście monitorowania uzyskanych wyników.
• Definiowanie i znaczenie typów planów bazowych.
• Aktualizacja poziomu realizacji zadań w projekcie.
• Śledzenie postępu prac w odniesieniu do planu bazowego.
• Plan bazowy na wykresie Gantta.
• Aktualizacja planu bazowego m.in. w odniesieniu do zaakceptowanych zmian projektu.
• Wprowadzanie planów pośrednich i ich znaczenie dla zespołów projektowych.
• Analiza odchyleń od terminów, kosztów i zaplanowanej pracy.

IX. WPŁYW DOKONYWANYCH ZMIAN NA HARMONOGRAM PROJEKTU I ALOKACJĘ ZASOBÓW.

• Proces zarządzania zmianą i jego implementacja w  harmonogramie
• Szacowanie kosztów zmiany i jej konsekwencje na cele biznesowe przedsięwzięcia.
• Metody gradacji i selekcji proponowanych zmian w projekcie.
• Proces komunikacji zmiany w projekcie.
• Aktualizacja planu bazowego i wyznaczanie nowych planów bazowych.

X. PODSUMOWANIE I WNIOSKI KOŃCOWE.