Opis i cele szkolenia:

Celem szkolenia jest przedstawienie uczestnikom skutecznych metod i technik zarządzania projektami ze szczególnym uwzględnieniem takich obszarów tematycznych jak: planowanie, kontrolowanie, zarządzanie zmianą w projektach  przy wykorzystaniu praktycznych i sprawdzonych narzędzi.

Trener będzie omawiał zarówno podejście do planowania wynikające ze standardu PMBoK jak i metodyki PRINCE2 koncentrując swoją uwagę na zintegrowanym podejściu do opracowania harmonogramu i monitorowania różnych aspektów realizacji projektów.

W ramach programu omówione zostaną główne ograniczenia, których nieuwzględnienie podczas realizacji własnych przedsięwzięć może skutkować brakiem realizacji celów biznesowych i osiągnięcia oczekiwanej rentowności przedsięwzięcia.

Dzięki prezentacji i interaktywnym ćwiczeniom dotyczącym tworzenia spójnej struktury planu projektu uczestnicy zyskują możliwość doskonalenia swych umiejętności poprzez: właściwe formułowanie wymagań dla projektu i tworzenie struktury podziału pracy lub struktury podziału produktów. Warsztaty szkoleniowe dają szansę na  poznanie zaawansowanych technik dających możliwość optymalizacji własnych przedsięwzięć i skupieniu się na realizacji innowacyjnych rozwiązań.

Korzyści dla organizacji:

• W jaki sposób opracowywać harmonogramy uwzględniając wszystkie obszary wiedzy wg. standardu PMBoK i zintegrowane podejście do planowania w oparciu o metodykę PRINCE2.
• Jak tworzyć harmonogramy wykorzystując technikę PERT, analizować ścieżkę krytyczną oraz opracowywać wykresy Gantta.
• Definiować wymagane zasoby do realizacji przedsięwzięć.
• Oceniać posiadane rezerwy i optymalnie wykorzystać potencjał własnych zespołów.
• Monitorować postępy prac oraz definiować kamienie milowe.
• Jak zastosować metodę wartości wypracowanej i jak oceniać uzyskane rezultaty. 

Korzyści dla uczestnika:

Uczestnicy rozwiną i poszerzą wiedzę na temat nowoczesnego zarządzania projektami oraz zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie planowania, realizacji i kontrolowania złożonych przedsięwzięć. Będą również potrafili wybrać i dostosować do swojej organizacji i specyfiki poszczególne metody i techniki harmonogramowania. Do głównych korzyści wynikających z udziału w szkoleniu warto zaliczyć m.in.:

• Umiejętność szacowania kosztów i czasu trwania zadań przy wykorzystaniu różnych technik estymacji.
• Aktywnie zarządzanie ryzykiem i planowanie proaktywnych działań wynikających z  przyjętej strategii sterowania.
• Wykorzystywanie wiedzy historycznej do eksploracji przyszłych wyników szczególnie w zakresie kosztów i czasów realizacji poszczególnych zadań.
• Podejmowanie optymalnych decyzji na podstawie analiz harmonogramu i zależności pomiędzy zadaniami. 
• Łatwiejsze osiąganie zamierzonych celów.
• Nabycie umiejętności właściwego przygotowywania projektów.
• Dostrzeganie punktów krytycznych i ograniczeń we własnych projektach.
• Reagowanie na symptomy niekorzystnych zmian zachodzących w projektach.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie w szczególności kierowane jest do:

• Obecnych i przyszłych kierowników projektów.
• Uczestników zespołów realizujących projekty.
• Osób pełniących role nadzoru i kontroli projektów.
• Menedżerów zaangażowanych w proces wsparcia i nadzoru kierownika projektu.
• Pracowników Biur Zarządzania Projektami.

Metodyka szkolenia:

Zajęcia są prowadzone w formie interaktywnej, z wykorzystaniem następujących metod szkoleniowych:

• Warsztaty, prezentacje, praca zespołowa, konsultacje indywidualne, burza mózgów, case study, dyskusja nad osiągniętymi wynikami.
• Projekt warsztatów ma charakter autorski i został opracowany w oparciu o doświadczenia praktyczne trenera, wynikające ze współpracy z organizacjami przy doskonaleniu ich systemów zarządzania.
• Uczestnicy mogą liczyć na praktyczny i przystępny komentarz w odniesieniu do prezentowanego materiału, również z perspektywy własnej organizacji i problemów.

Program szkolenia:

CZAS TRWANIA: 1 DZIEŃ

1. WPROWADZENIE DO WARSZTATÓW SZKOLENIOWYCH.
   • Powitanie uczestników – zasady, przerwy, pytania, wzajemne poznanie się.
   • Identyfikacja oczekiwań i doświadczenia uczestników.
   • Przedstawienie głównych celów i agendy szkolenia
2. ANALIZA KLUCZOWYCH ZAGADNIEŃ W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI.
   • Definiowanie głównych pojęć: projekt, program, portfel. 
   • Analiza środowiska i udziałowców – kluczowi interesariusze projektu i ich wymagania.
   • Miary efektywności w zarządzaniu projektami – czyli jakie elementy wpływają na końcową ocenę realizacji projektu.
   • Główne czynniki wpływające na rezultaty projektu - studium przypadku.
   • Metodyki zarządzania projektami (PRINCE2, PMBoK) – praktyczne aspekty dla  kierowników i członków zespołów projektowych.
3. INICJACJOWANIE PROJEKTU. 
   • Zrozumienie roli kierownictwa wyższego szczebla.
   • Wybór projektów w organizacji (wskaźnik opłacalności, wartość bieżąca netto, okres zwrotu).
   • Opracowanie celów projektu zgodnie z zasadą SMART i modelem POTI - ćwiczenia.  
   • Formuła realizacyjna projektu - ćwiczenia.
   • Uzasadnienie biznesowe projektu - ćwiczenia.
   • Określanie wymagań realizacyjnych - ćwiczenia.
4. PRZEGLĄD WIEDZY Z ZAKRESU PLANOWANIA PROJEKTU.  
   • Cykl życia projektu i elementy planistyczne – czyli jak zachować zintegrowane podejście do planowania.
   • Wykorzystanie modelu ograniczeń do opracowania planu realizacji projektu.
   • Przegląd narzędzi i technik planowania przedsięwzięć.
   • Technika Delficka – wykorzystanie wiedzy eksperckiej do oszacowania czasu i budżetu projektu.
   • Prezentacja przykładów wymagań dla projektów – nauka płynąca z doświadczeń. 
   • Omówienie struktury podziału pracy (WBS).
   • Definiowanie produktów projektu:
   • Zarządzanie wytwarzaniem produktów projektu - ćwiczenia.
   • Technika planowania opartego na produktach - ćwiczenia.
   • Struktura podziału produktów projektu - ćwiczenia.
   • Diagram następstwa produktów - ćwiczenia.
5. WYKORZYSTANIE TECHNIK ALOKACJI I ESTYMACJI WYKORZYSTANIA ZASOBÓW W PROJEKTACH.
   • Elementy związane z monitorowaniem i kontrolą kosztów projektu.
   • Przedstawienie głównych technik szacowania zasobów – ćwiczenia.
   • Podział kosztów w projektach i metodyki ich szacowania.
   • Poziomy dokładności szacowania eksperckiego.
   • Uwzględnienie ograniczeń i bilansowanie zasobów – przegląd głównych błędów biznesowych – ćwiczenia.
   • Szacowanie ryzyka i konieczność uwzględnienia działań w harmonogramie projektu – ćwiczenia.
6. TECHNIKI I METODY OPRACOWYWANIA HARMONOGRAMÓW.  
   • Diagramy sieciowe i wyznaczanie ścieżki krytycznej – ćwiczenia.
   • Ocena i weryfikacja zaplanowanych działań – ćwiczenia.
   • Wyznaczanie kamieni milowych oraz analiza wykresów Gantta.
   • Wykorzystanie techniki PERT do minimalizacji ryzyka opóźnień realizacji projektu – ćwiczenia.
   • Definiowanie realnych możliwości w odniesieniu do oczekiwań głównych interesariuszy projektu – ćwiczenia.
7. WYZNACZANIE PLANU BAZOWEGO I MONITOROWANIE REALIZACJI ZADAŃ ZGODNIE Z PRZYJĘTYM HARMONOGRAMEM.  
   • Znaczenie planu bazowego w kontekście monitorowania uzyskanych wyników.
   • Definiowanie i znaczenie typów planów bazowych w MS Project – studium przypadku.
   • Metoda wartości wypracowanej (Earned Value) - ćwiczenia:
   • Zasady, założenie, definicje.
   • Podstawowe wskaźniki.
   • Graficzne przedstawienie wyników.
8. WPŁYW DOKONYWANYCH ZMIAN NA HARMONOGRAM PROJEKTU I ALOKACJĘ ZASOBÓW.
   • Proces zarządzania zmianą i jego implementacja w  harmonogramie – ćwiczenia.
   • Szacowanie kosztów zmiany i jej konsekwencje na cele biznesowe przedsięwzięcia.
   • Metody gradacji i selekcji proponowanych zmian w projekcie – ćwiczenia.
   • Proces komunikacji zmiany w projekcie – ćwiczenia.
   • Aktualizacja planu bazowego i wyznaczanie nowych planów bazowych.
9. TECHNIKI MONITOROWANIA PROJEKTU.
   • Diagnozowanie przyczyn wystąpienia odchyleń i konieczność wprowadzania aktualizacji harmonogramu.
   • Wykorzystanie harmonogramu w budowaniu pozytywnych relacji i oczekiwań z  głównymi interesariuszami projektu.
   • Kontrola kosztów i zalokowanych zasobów na różnych etapach cyklu życia projektu.
   • Audyt, ocena i monitorowanie wykonania zakresu projektu - ćwiczenia:
   • Kamienie milowe.
   • Analiza trendu kamieni milowych.
   • Ocena wpływu zmian na zdefiniowane kamienie milowe.
   • Ratowanie zagrożonych projektów w praktyce – ćwiczenia. 
10. ZARZĄDZANIE ZMIANĄ W PROJEKTACH.
    • Etapy procesu zarządzania zmianą w projektach – możliwości zastosowania różnych praktyk biznesowych. 
    • Aktywne zarządzanie interesariuszami – praktyczne zagadnienia związane z analizą wymagań funkcjonalnych.
    • Identyfikacja potrzeby zmiany – analiza scenariusza biznesowego.
    • Opracowanie wniosku o zmianę – ćwiczenia.
    • Identyfikacja wpływu zmiany na obszary w projekcie – ćwiczenia.
    • Opracowanie propozycji realizacji zmiany – ćwiczenia.
    • Ocena i podejmowanie decyzji – czyli jak podejmować optymalne decyzje.
    • Wdrożenie przedmiotu zmiany.
    • Ocena osiągniętych rezultatów.
11. KLUCZOWE PYTANIA I SZUKANIE FORMUŁY REALIZACJI ZMIANY.
    • Czy zmiana jest zgodna z celami strategicznymi? 
    • Ile kosztuje zmiana w kontekście zasobów finansowych i rzeczowych?
    • W jakim horyzoncie czasowym uzyskamy zamierzanie korzyści?
    • Jakie są korzyści: organizacyjne, ekonomiczne i ludzkie ze zmiany?
12. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM W PROJEKTACH.
    • Cele i korzyści zarządzania ryzykiem. 
    • Czym jest ryzyko, niepewność, prawdopodobieństwo? 
    • Sposoby określania prawdopodobieństwa – ćwiczenia.   
    • Błędy szacowania.
    • Źródła ryzyka dla poszczególnych szczebli zarządzania organizacją.
    • Zadania menedżerów związane z zarządzaniem ryzykiem.
    • Proces zarządzania ryzykiem: 
    • Identyfikowanie kontekstu.
    • Identyfikacja ryzyk.
    • Ocena zagrożeń i szans.
    • Planowanie reakcji na ryzyko.
    • Wdrożenia wybranej reakcji.
    • Komunikacja w projekcie w kontekście zarządzania ryzykiem. 
    • Narzędzia i techniki do identyfikacji i analizy ryzyk
    • Wywiady z interesariuszami projektu – ćwiczenia.
    • Przegląd planu projektu – ćwiczenia.
    • Macierze ryzyka– ćwiczenia.
    • Burze mózgów – ćwiczenia.
    • Listy kontrolne– ćwiczenia.
    • Metoda delficka – ćwiczenia.
    • Audyty produktu i procesów projektu – ćwiczenia. 
    • Diagram Ishikawy – ćwiczenia.
    • Diagram drzewa– ćwiczenia.
    • Analiza drzewa produktów– ćwiczenia.
    • Analiza RBS– ćwiczenia.
    • Interpretacja przyczyn i skutków – ćwiczenia.
    • Rejestr Ryzyk– ćwiczenia.
    • Plan zarządzania ryzykiem – ćwiczenia.
13. ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM I KOMUNIKACJĄ. 
    • Plan komunikacji – główne zasady jego opracowania.
    • Struktura Organizacyjna Projektu – ćwiczenia
    • Zespół zarządzania projektem – ćwiczenia.
    • Role i obowiązki zespołu projektowego – ćwiczenia.
    • Projekt w środowisku Klient-Dostawca – ćwiczenia.
    • Macierz obowiązków - ćwiczenia.
    • Elementy przywództwa dla Kierownika Projektu i Zespołu Projektowego – ćwiczenia.
14. ROZLICZANIE I ZAMKNIĘCIE PROJEKTU.
    • Weryfikacja zakresu i akceptacja (odbiór) przez klienta - ćwiczenia.
    • Zamknięcie administracyjne i zamknięcie kontraktów.
    • Przekazanie wyciągniętych wniosków do przyszłych projektów – ćwiczenia.
    • Rozliczanie projektu  i przedstawienie osiągniętych rezultatów głównym interesariuszom projektu – ćwiczenia.
15. ZAKOŃCZENIE SZKOLENIA – PODSUMOWANIE.
    • Podsumowanie metodyk zarządzania projektami.
    • Literatura i certyfikacja z zakresu zarządzania projektami.
    • Organizacje i instytucje związane z zarządzaniem projektami.
    • Rozdanie certyfikatów uczestnictwa w szkoleniu.
    • Zakończenie szkolenia.